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本記事の執筆者
「OJTを導入したのにうまく制度を運用できない」
「今年からOJT担当者になったけど、何をしていいかわからない」
社内でそんな声が上がっていませんか？
OJTを導入している企業は多いですが、なかには運用がうまくいっていないケースもあります。
OJTがうまくいかない原因を挙げると、、、
・相性の壁
・スキルの壁
・時間の壁
・仕組みの壁
という４つの壁が存在します。
今回は、この4つの壁と対策をご紹介します。
なお、こちらの記事の内容は動画でも解説しています。 こちらの動画も是非ご覧ください。
本記事の要約
相性の壁とは、OJT担当者と新人の相性が合わないことが原因でOJTがうまくいかないケースです。
・OJT担当者と新人の方の価値観が合わない
・コミュニケーションタイプの不一致
などが「相性の壁」としてよくあるパターンです。
OJT担当者と新人の方との相性がよくないと不協和音を生みやすく、双方にやる気があってもOJTの効果が薄れてしまう可能性があります。
具体的には「キャリアアンカー」「ソーシャルスタイル」といったアセスメントを活用することで、相性の不一致が出来るだけ生じないようにしてみることをおすすめします。
最近では、配属の相性診断を専門にやっている会社もありますので、活用をしてみてもよいかもしれません。
また、アセスメントを活用方法としてはマッチングだけではなく
・自分と相性が合わないのは、どんなタイプか
・相性が合わない人との付き合い方
などをOJT担当者と新人の方が知ることで、相性が合わなかったときの参考にしてもらうという活用方法もあります。
OJT担当者以外の方に協力してもらうことも有効な対策です。
業務指導についてはOJT担当者が責任を持って行い、その他の部分については相性がよさそうな人に協力してもらいながらコミュニケーションを取っていったほうがうまくいく場合もあるでしょう。
たとえば
・趣味が同じ
・出身地が同じ
・好きな歌手が同じ
などOJT担当者以外で相性が良さそうなメンバーがいれば、その方にも協力してもらいながら進めると相性の問題は緩和されるはずです。
自分一人だけでなんとかしようとするのではなく、他のメンバーの方も巻き込みながら一緒に新人の方を育てていってみてください。
スキルの壁とは、
・OJT担当者にOJTのスキルが不足している
・新人の方に会社が求めるスキルが不足している
といったケースです。
OJT担当者に不足しがちなスキルは
・共感力
・傾聴力
・目標設定力
・フィードバック力
です。
関連する書籍を読んだり研修を受けたりしながら、スキルを高めていただくのがおすすめです。OJT担当者のスキルアップについては、こちらの動画でも紹介しています。
→ （解説動画）OJTとは？人材育成の専門家が解説するOJTの本来の目的と進め方5つのコツ
また、OJT担当者の方々に必要なスキルをを高めるためのEラーニングサービスも提供しています。
カイラボのEラーニング「早期離職対策のためのOJTトレーナー力アップ 基本セット」
新人の方がスキル不足だった場合のNGな行動は
・いきなり自分が求めるレベルまでスキルを高めようとする
・自分が新卒一年目の終わりだった頃と比較する
などです。
スキルはすぐに身につくものではないので、焦らずにスモールステップで進めるように心がけましょう。
具体的には、Off-JTとペースを合わせるのがおすすめです。
座学での研修期間がある企業であれば、研修で学んでいる内容に合わせた指導を行うと良いでしょう。たとえば、研修でビジネスマナーを学んだ場合、OJTでもビジネスマナーができているかどうかを確認し指導していきます。
Off-JTとペースに合わせながら、会社として何を求めているのかをしっかり考えながらスモールステップを意識して進めてみてください。
多くのOJT担当者の方がお悩みなのが時間の壁です。
「普段の業務に加えてOJTもなんて、時間がない」
「業務負荷が増えすぎて、無理！」
そう思っているOJT担当者の方は多いと思います。
時間の壁への対応方法についてお伝えします。
OJTに時間を割くのが難しい場合には、「総時間よりも頻度を大切に」しましょう。このときやってはいけない行動は、普段コミュニケーションをとらず、一ヶ月に一度まとまった時間をとろうとするケースです。
OJTを円滑に進めるには、お互いの信頼関係が大切ですが、信頼関係の構築にとって大切なのは、コミュニケーションの総時間よりも頻度です。普段からのコミュニケーションができていないのに、月に一回だけ懇親会や打ち合わせをやっても信頼関係は高まりにくいのです。
１日５分でも構いませんので、声かけをしたり、チャットで連絡をしたり新人の方と接点をもつようにしましょう。
ただし、１日５分の会話が
・説教や業務の指導
・OJT担当者だけが一方的に話す
といった接し方は、絶対にNGです。
５分間のコミュニケーションでは、できるだけ相手に喋ってもらう、近況やちょっとした悩みを話してもらうことが大切です。
どうしても自分の業務が忙しく、一日５分間もコミュニケーションをとる時間が割けない時期には、他の人に依頼するようにしましょう。
相性の壁と同じように、自分一人だけで抱え込むのではなく、他の人も巻き込んで進めることがOJTをうまく進めるには非常に有効です。
他の人に頼むときには、ただ面談を依頼するのではなく
・聞いておいて欲しいこと
・伝えておいて欲しいこと
を、伝えておくとより効果的です。
また、サブ担当を置くことも対策としては有効です。
OJT担当者も普段の業務でどうしても面談ができない場合は、他の人に依頼し、新人の方に関わるメンバーを増やすようにしましょう。
・具体的な運用はOJT担当者に丸投げ！
・何をすればいいのかわからない！
など、会社や職場の仕組みに問題があるケースです。
仕組みとして何も決まっておらず、丸投げされて困っている「仕組みの壁」の悩みは、OJT担当者の方の悩みとしては非常に多い印象を持っています。
まずは、職場内でOJT担当の役割を共有することから始めてみてください。また、そもそもOJTを誰が担当しているのかを職場内で把握できていない場合もあるかもしれません。
OJTは、誰が担当していて、どんなことを行う役割なのかを社内で共有してみましょう。
その上で、新入社員をいつまでにどのくらいのスキルを習得してもらうのかという設定や計画立てが大切です。目標の設定する場合には、定量評価して後で振り返りしやすいのがオススメです。
OJT担当者同士の横のつながりが出来るようにすることも有効な対策です。
たとえば、月に一度OJT担当者全員に集まってもらい
・悩んでいること
・困っていること
・最近取り組んでいること
などを共有する会を設定してみましょう。他の方と悩みや現状を共有することで、一人で抱え込んで悩んでしまう方を減らすことにもなるでしょう。
また、過去のOJT担当者OB・OGと相談できる場を設けるのも効果的です。
過去にOJT担当になった社員の方を呼んで、悩み相談や経験談を語ってもらってもいいかもしれません。また、OJT担当者自身が新人だったころに教育を担当していた先輩社員に相談する時間を会社として設定してもいいでしょう。
OJT担当者の縦のつながり、横のつながりが出来るようにするだけでも、何をやったらいいかわからず悩んでしまうOJT担当者は減らすことができます。
OJT担当者だけ抱え込まない
はじめてOJTの担当になった方は「普段の業務との両立できるか」「新人の教育を自分ができるか」など、不安や心配事があるかと思います。はじめての経験なので、不安があって当然です。
まずは、自分だけで抱え込まずに周りの人にSOSを出すことが大切です。
職場の人たちをうまく巻き込む
新人の教育は、OJT担当者がすべて担うのではなく、職場全体で育てていくという意識をもつようにしましょう。自分以外にも相性が良さそうな人や協力してくれそうな社員の方が積極的に巻き込んで、一緒に育てていきましょう。
4つの壁があることを意識してみる
「相性」「スキル」「時間」「仕組み」という４つの壁があることを意識しながら取り組むことも大切です。うまくいかないときに、何が原因でうまくいっていないのかを把握できるため対策も考えやすくなるからです。
普段の業務を抱えている中で、OJT担当も進めていくことは非常に大変なことではありますが、
・OJT担当者だけ抱え込まない
・職場の人たちをうまく巻き込む
・4つの壁があることを意識してみる
を意識しながら、OJT担当者も新人の方も成長できる働きがいのある会社になるように進めて行ってみて下さい。
